荔枝角長沙灣道會計師樓全層約 3,000 平方呎，60 人核數團隊連同 30 年累積的審計檔案須搬遷。港昇這家專業搬運公司與 Managing Partner 及 Office Manager 在搬遷前三星期制定檔案處理方案：現行案件（過去七年）約 800 份審計檔案以封條保密膠箱打包——每箱獨立編號及一次性封條，箱外只標案件編號不顯示客戶名稱；過期檔案約 200 箱按《專業會計師條例》保存期要求，經合夥人確認後以工業粉碎機即場銷毀——交叉切割 DIN P-4 級別，粉碎記錄及銷毀證明存檔。這場辦公室搬遷的核心在於追蹤系統：每個保密箱的編號在打包時記錄其所屬檔案室櫃位及新址對應櫃位，搬遷當日由 Office Manager 逐箱核對箱號清單。Server 機房設備以防震箱由貨車獨立運輸。週末兩日完工，搬寫字樓工程零檔案遺失零客戶資料外洩，星期一全員正常上班。
現場資訊
| 地點 | 荔枝角長沙灣道商業大廈（全層約3,000平方呎，設核數部、稅務部、公司秘書部、檔案室及三間會議室，鄰近荔枝角港鐵站及D2 Place） |
|---|---|
| 案例痛點 | 30年累積審計檔案須按法例區分保留及銷毀，現行案件檔案搬遷過程須確保客戶財務資料絕對保密，任何外洩可能導致專業責任及法律後果 |
| 項目重點 | · 60人核數及稅務團隊全層搬遷 · 現行審計檔案約800份（封條保密箱） · 過期檔案約200箱（工業粉碎機即場銷毀） · 檔案室密集櫃系統拆裝 · Server 機房（Lenovo ThinkSystem 及 Synology NAS） · 會議室視像會議設備 · 三間合夥人辦公室 · 稅務參考書籍約600冊 |
| 車隊及人手 | 5.5 噸貨車 1 架、小型貨車 1 架（機密檔案獨立封閉運輸）、自家搬運師傅 5 名、機密文件處理經驗人員 1 名、工業粉碎機操作人員 1 名 |
| 使用物料 | 封條保密膠箱（獨立編號及一次性封條） 工業級文件粉碎機（交叉切割，DIN P-4級別） 粉碎記錄文件及銷毀證明 檔案箱追蹤清單系統 伺服器專用防震運輸箱 5mm 工業防撞膠板 |
現場相片
現場實錄
常見問題
會計師樓及專業事務所的檔案處理是港昇的專項服務，流程設計有嚴格的責任劃分：
第一，檔案分類必須由你的事務所自行決定——建議按《專業會計師條例》規定的保存年期（一般為七年）劃分界線。你的團隊在我們開工前將檔案分為兩類：「現行保留」及「過期銷毀」，我們按這分類執行。
第二，現行保留檔案以封條保密膠箱打包——每個膠箱配有獨立編號及一次性封條（封條撕破後無法還原），箱外只標案件編號不顯示客戶名稱。搬遷當日提供箱號清單由你指定的同事逐箱核對。
第三，過期銷毀檔案以工業粉碎機即場處理——粉碎規格為交叉切割 DIN P-4 級別（顆粒面積不大於 160mm²），符合國際資訊安全標準。粉碎過程全程在你的同事監督下進行，完成後提供粉碎記錄及銷毀證明。
荔枝角及長沙灣一帶的商業大廈搬遷手續與中環、灣仔等核心商業區類似。港昇會在搬遷前最少三星期向管理處提交貨運升降機專用時段申請、停車位預留及搬運路線安排。部分大廈要求提供第三者保險副本及搬運人員名單，我們會一併處理。如大廈有特定搬遷時段限制（例如只限星期六下午或星期日），請在報價階段告知以便配合。